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Gestión de Contenido Empresarial

(o, en inglés, Enterprise Content Management, abreviadamente ECM ) es una manera formal de la organización y el almacenamiento de documentos de una organización, y otros contenidos que se relacionan con los procesos de la organización. El término abarca estrategias, métodos y herramientas que se utilizan a lo largo del ciclo de vida del contenido

  •  Se trata de una forma de organizar los documentos, imágenes, sonidos, video, e-mail, faxes, etc., en una localización centralizada a la que los empleados autorizados, puedan acceder de forma fácil y sencilla.
  •  El sistema permite localizar de forma inmediata, facturas, pedidos, comprobantes, anexos de e:mail, fotos, normativas, procedimientos, historiales, contratos, albaranes, expedientes, escrituras, etc.
  •  Se busca mejorar los procesos, analizar la información y la gestión del conocimiento, para desde el punto de vista económico, mejorar la productividad del personal, y si se pretende, una reducción de costes en recursos humanos e instalaciones y el retorno inmediato de la inversión.

Un sistema de gestión documental es un sistema informático creado para incorporar, almacenar, administrar, facilitar el uso, activar tareas y procesos y controlar el estado y el flujo de documentos dentro de una organización, pudiendo añadirse funciones de análisis de datos y reporting.

 El objetivo principal de cualquier estrategia de gestión documental es armonizar la información (digitalizando cuando sea posible),  y crear flujos de trabajo eficientes ya que las empresas/entidades tienen su información en diferentes formatos, tanto en digital como en papel.

 Existen opciones para interpretar documentos con el llamado OCR (Optical Character Recognition) y convertirlos en datos para su posterior integración en sistemas informatizados, imaginemos extraer el código de cliente, fecha, concepto, importe, iva y total dentro de un documento y pasarlos a una aplicación estándar de la empresa/entidad.

 La organización de la gestión documental, se realiza mediante lo que se llama flujo de trabajo (workflow), que es una ruta esquematizada de una serie de acciones cuyo objetivo es marcar las acciones relacionadas con su gestión en los diferentes agentes involucrados en su ejecución.

 Como se crea un flujo de trabajo,

  1. analizando las acciones que se realizan en el momento actual, pero con ‘nuevos ojos’ e imaginando como sería si pudieses crearlo de nuevo, aprovechando las nuevas tecnologías y servicios organizativos.
  2. automatizando y simplificando los procesos lo máximo que sea posible i finalmente, racionalizando la ruta reduciendo el número de agentes necesarios para su ejecución (cuando sea posible).

 Colaboración documental.

Hay sistemas en los que múltiples personas pueden trabajar en un documento al mismo tiempo, mientras éste está alojado en una localización central. Con ello, los empleados podrán acceder en todo momento a una visión general de un documento, pudiendo modificarlo si se considera necesario. La colaboración documental permite, de esta forma, compartir ideas e información entre los empleados de una compañía de forma más sencilla

Requisitos de la gestión documental.

La documentación siempre puede estar en diversos formatos (digital, no digital) y debemos normalizar el uso de todos ellos.

Política de archivo: método, cuadro de clasificación, normas tratamiento, normas acceso.

Captura: la implementación de un gestor documental supone la digitalización de multitud de documentos. Las previsiones de funcionamiento suelen pasar por hacer una entrada de Datos Masiva automatizada, desde e:mail, fax, carpetas, archivos, u otros soportes

Localización: donde se guardan físicamente los documentos digitales y los otros formatos (incluidos los históricos), donde las posibles copias de seguridad, posibles puntos del plan de contingencia y puntos de tratamiento de datos con riesgo.

Archivo Digital: Elementos de lectura/escritura físicos y formato de almacenamiento de la información.

Acceso: Restricciones de seguridad físicas (barreras) y lógicas (autenticación), de acceso a los documentos digitales y los otros formatos.

 Seguridad: Que medidas organizativas y técnicas se utilizan para mantener los documentos digitales y los otros formatos (incluidos los históricos), de forma segura.

  • Copias de seguridad y de restauración: Proceso de back-up de los documentos digitales o no.
  •  Caducidad: Periodos legales y formales de conservación/custodia de los documentos digitales.
  •  Transito documental: Procedimiento de petición distribución, recogida de documentos digitales.
  •  Flujo de trabajo (Workflow): Asignación de tareas, seguimiento de las mismas, establecimiento de fechas (inicio, límite, control), estado del trámite.
  •  Compartir documentos: Opciones de editar los documentos dentro de un grupo de colaboradores.

 Seguridad documentos.

Aún son muchas las empresas que mantienen sus documentos almacenados en ficheros físicos y, de este modo, la posibilidad de que un archivo termine perdido o deteriorado es alta. Los sistemas de gestión documental solucionan este problema. Estableciendo copias digitales de documentos en papel, el riesgo de pérdida disminuye de forma considerable. De esta forma, la organización trabaja con la certeza de que toda su información está segura ubicada en un mismo sistema, sistema que puede incluir entre otras características, la recuperación de datos en caso de desastre.

 Legalidad vigente

Existen Leyes, reglamentos y normas relativas al tratamiento y la protección de datos de las personas físicas en lo que respecta al tratamiento de los datos personales y las normas relativas a la libre circulación de tales datos para protegen los derechos y libertades fundamentales de las personas físicas y, en particular, su derecho a la protección de los datos personales.

 Con la finalidad de garantizar los derechos de terceros, existen unas condiciones de seguridad jurídica respecto a la disponibilidad, el acceso, la integridad, la autenticidad, la confidencialidad y la conservación de los datos, informaciones y servicios gestionados por ello se han de aplicar criterios y recomendaciones de seguridad, normalización y conservación de la información, de los formatos y de las aplicaciones para asegurar un adecuado nivel de interoperabilidad organizativa, semántica y técnica de los datos, informaciones y servicios que gestionen en el ejercicio de sus competencias y para evitar la discriminación por razón de la elección tecnológica utilizada.

 Beneficios que aporta la gestión documental

  • Más productividad. Procesos digitalizados.
  •  Menos espacio físico dedicado a custodia y conservación de papel.
  • Rapidez en consulta de documentos.
  • Oficina sin papel.

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